A previsão de caixa influência no equilíbrio da administração na gestão financeira. É muito comum empresas que possuem SAP Business Suite (R/3 ou ECC) ou SAP S/4HANA devido a sua grande diversidade de soluções não utilizarem funcionalidades simples ou mesmo não saberem que essas funcionalidades estão disponíveis e configuradas para utilização imediata, o que facilita o seu dia a dia.
A busca de informação é um dos grandes motivadores da escolha do SAP como ERP, e um dos módulos que se destaca nessa solução é o Financeiro. Por um simples motivo, todos os processos de compras ou vendas, por exemplo, geram informações relevantes para o fluxo de caixa e para previsão de tesouraria e, consequentemente, para uma tomada de decisão muito mais assertivas.
Falarei um pouco do Cash Management, que tem como objetivo fornecer uma visão de previsão de Caixa para garantir o fluxo de pagamento, de forma padrão, o SAP fornece duas preciosas informações:
- Posição de caixa, que tem como objetivo fornecer uma visão a curto prazo para monitorar e controlar os saldos em contas bancárias;
- Previsão de Caixa, que tem como objetivo avaliar um grupo de determinados clientes ou fornecedores a médio e longo prazo.
Embora todos os processos que afetam o caixa e a liquidez sejam obviamente de interesse para o gerente financeiro ou responsável, a maioria deles é gerenciada em outras áreas da empresa. Portanto, o gerente de financeiro ou responsável pode, na melhor das hipóteses, influenciar esses processos estabelecendo regras e definindo processos com os gerentes dessas outras áreas.
Como funciona a previsão de tesouraria?
De regra geral, existe algumas configuração básicas feitas no SAP para suportar todas as informações geradas, que basicamente são:
- Cadastro de Grupo de tesouraria – Termo dado a forma de agrupar características em um mesmo grupo, como por exemplo “Fornecedores e Clientes”. Esta informação geralmente esta vinculada ao Cadastro Mestre.
- Cadastro de Níveis de tesouraria – Geralmente ligado a etapa do processo, como por exemplo compras, pedido e requisição.
- Estrutura de Demonstração – Formatação e estruturação dos relatórios que serão demonstrados.
A partir destas configurações, o usuário SAP as associa nos cadastros de fornecedores, clientes e contas bancárias. O fluxo de documentos de compras “requisições, pedidos e entradas das notas” bem como o fluxo de vendas “Ordem de Vendas, Remessas e Faturamento” afetam diretamente as previsões gerando em tempo real informações importantes de compromisso a pagar e a receber.
Á cada etapa do processo que é encerrada o sistema ajusta o nível de tesouraria, garantido ao gestor a informação de forma correta de acordo com o fluxo do processo, seja este compras ou de vendas. Em muitos casos, é comum associar níveis de tesouraria a documentos contábeis que não possuam fornecedores como por exemplo os lançamentos de previsão de imposto.
Como o usuário SAP pode associar e extrair informações a partir de configurações existente, para uma Gestão Financeira mais assertiva?
Para obter informações de previsão três passos devem ser seguidos:
1º Verifique no cadastro de qualquer fornecedor ou cliente se a informação de grupo de administração de tesouraria está preenchido, se não, o preencha com a informação que mais identifique este cadastro.
Os grupos de tesouraria são criados para atender necessidades especificas de cada cliente, portanto, variações são bem comuns para esta configuração.
Esta informação além de identificar uma característica de um determinado Cliente ou Forncedor é crucial para a estruturação de relatórios.
2º O próximo passo é executar o processo de reestruturação para, assim, atribuir os documentos aos grupos de tesouraria.
Esta etapa é fundamental para clientes que nunca utilizaram a previsão de tesouraria no SAP ou que estão alterando algum tipo de cadastro básico ou dado mestre.
3º Após associação dos grupos de tesouraria aos fornecedores, os relatórios de previsão de tesouraria já estarão aptos para utilização.
Na tela de entrada de dados a estrutura poderá ser selecionada.
Cada estrutura pode ser “desenhada” para atender a necessidade de cada cliente.
A demonstração inicial é feita por moedas e a partir deste ponto as informações são navegáveis, até chegar no menor nível possível do documento.
Agrupamentos por níveis de Tesouraria.
Agrupamentos por grupos de tesouraria.
Até chegar no registro da operação.
As funcionalidades não param por aí, movimentos de previsão manual, por exemplo, podem ser registrados diretamente no Cash Management sem afetar a Contabilidade.
Para clientes que possuem a versão SAP S/4HANA, além de uma previsão de tesouraria indicadores já são demonstrados de forma padrão.
Vale ressaltar que clientes que migraram ou adquiram S/4 Hana, o gerenciamento de caixa e liquidez é único, de forma resumida a Administração de Caixa e Liquidez Clássica passa a ser Administração de Caixa.
Segundo a SAP “O Cash Management no SAP S/4HANA foi totalmente reescrito e adaptado para aproveitar ao máximo o SAP HANA, o que significa que a estrutura de dados foi fundamentalmente alterada. Ao fazer essa alteração, a SAP garantiu que os relatórios de liquidez e os relatórios de posição de caixa são baseados na mesma fonte de informação e são imediatamente comparáveis devido à estrutura de dados idêntica. Essa é uma grande mudança em relação à versão anterior, em que o Planejador de liquidez e o SAP Management clássicos estavam executando dados e tabelas completamente separados”. Introducing Cash Management in SAP S/Hana de Dirk Neumann, Lawrence Liang.
Abaixo podemos ver a tela de um perfil Financeiro no FIORI, e nele temos informações, relatórios e KPI’s.
A tela no SAP S/4HANA, acessada pelo Fiori, possui as mesmas funções de navegação, porém, de forma muito mais amigável. Com simples cliques podemos navegar entre os fluxos diários até os relatórios de realizados financeiros.
O Cash Management no SAP S/4HANA foi totalmente reescrito e adaptado para aproveitar ao máximo a solução, o que significa que a estrutura de dados foi fundamentalmente alterada. Ao fazer essa alteração, a SAP garantiu que os relatórios de liquidez e os relatórios de posição de caixa são baseados na mesma fonte de informação e são imediatamente comparáveis devido à estrutura de dados idêntica. Essa é uma grande mudança em relação à versão anterior, em que o Planejador de liquidez e o SAP Management clássicos estavam executando dados e tabelas completamente separados.
Pude constatar todo esse processo e melhoria coma implementação da solução no cliente Decolores, e segundo a Gerente Financeira, Fernanda Backer
“a previsão de tesouraria, facilitou muito no que tange a segurança dos valores e agilidade para acessar as informações. A tela é dinâmica, podemos ir abrindo as informações até o lançamento de origem, identificando o responsável pelo lançamento do valor a pagar.”
Para Fernanda, que ocupa a frente da gestão de finanças grande empresa do setor de rochas ornamentais, “antes não era possível extrair esse tipo de informação de forma online, agora temos esse relatório em tempo real. Utilizo essa ferramenta semanalmente, e ela tem feito toda diferença, pois é através desse relatório, que podemos tomar as decisões da semana. É nosso painel de controle.”.
