Em nosso post anterior e no primeiro desta série, explicamos o tamanho do impacto que os sistemas ERP podem causar em uma empresa e porquê as implementações geralmente são insuficientes. Com isso em mente, aqui estão as primeiras cinco das dez etapas principais que o ajudarão a obter os resultados desejados de seu projeto de ERP.
1. Compreenda o seu “porquê” e comunique-o em todas as oportunidades
Antes de iniciar uma implementação de ERP, certifique-se de que está enraizada em um motivo claro e convincente para a mudança. Uma implementação é muito importante, portanto, você precisa de um motivo forte. Para dar ao projeto uma boa chance de sucesso, você também deve comunicar esse motivo a todas as partes interessadas em toda a organização e fora dela.
Gerar receita ou uma mudança por inovação pode ser um incentivo poderoso. Mas, acreditamos que o melhor motivo para a mudar, é uma ameaça que está corroendo a capacidade de uma organização de sobreviver como negócio. Pode ser uma legislação que exija uma mudança, perda de participação de mercado, incapacidade de relatar informações com precisão ao mercado, falhas no ERP atual e assim por diante. Implementar um novo ERP não pode ser uma mudança aspiracional. Quando se trata de sobrevivência, os funcionários farão o que for necessário.
Como deve estar alinhado aos objetivos / resultados
Não importa o quão convincente seja o motivo da mudança, espere alguma resistência. As pessoas não gostam de mudanças inerentemente e, se não entendem por que isso está acontecendo, vão recuar. Comunicar e reforçar constantemente por que a mudança é importante, identificando como ela impactará cada parte interessada e mostrando o que a empresa está fazendo para capacitar as pessoas afetadas ajudará a garantir a adesão de sua equipe e maximizar seu alinhamento e adoção, o que é fundamental para o sucesso de qualquer projeto importante.
2. Entenda o tamanho da mudança
Mudar para um novo ERP é uma das maiores mudanças que sua empresa pode realizar. Todos devem saber o que estão contratando, especialmente se já passaram anos ou mesmo décadas desde que a empresa fez essa mudança.
Embora a resistência à mudança, o responsável do projeto inadequado e as expectativas irrealistas sejam os três principais motivos pelos quais os projetos falham, a maioria das empresas não gasta esforço e dinheiro suficientes nas atividades de mudança necessárias para combatê-los.
As implementações de ERP não se limitam a instalar um novo sistema de software – são projetos enormes e complexos que envolvem mudanças em processos, funções e pessoas. Uma maneira de manter a implementação de um ERP acessível é escolher uma solução que forneça processos de práticas recomendadas prontos para uso e que tenha como meta a adoção de 75% das práticas recomendadas do fornecedor.
O resultado final: após a implementação de um ERP, sob esse modelo, 75% dos seus processos serão alterados ou novos, e a organização precisa gerenciar e medir ativamente as mudanças e a adoção de processos. Essa quantidade de mudanças afetará todo o seu pessoal e sua capacidade de alcançar os resultados desejados, portanto, não subestime o esforço!
3. Saiba o que você vai medir
Antes de implementar um novo ERP, faça uma avaliação básica do desempenho de seu pessoal, processos e sistemas atuais. Capturar essas métricas desde o início e medir o desempenho subsequente em relação a elas ajudará você a entender como está se saindo à medida que a transformação prossegue.
Gestão de Mudanças – Métricas
Quais são as métricas típicas usadas para medir o sucesso de uma mudança?
- Funcionários – Consciência e compreensão das mudanças nos processos.
- Métricas de Adoção – qual velocidade as pessoas estão mudando para os novos processos e sistema (Utilize relatórios para rastrear as transações por usuário)
- Relatórios de Usabilidade, Compliance e Aderência – estão usando os novos processos e sistema?
- Mensuração de proficiência – por exemplo, pedidos de vendas processados, eficiência da linha de produção etc. (Use relatórios para rastrear transações incompletas e /ou atrasadas por usuário.)
- Envolvimento dos funcionários, adesão e participação – Produtividade, absenteísmo, etc.
- Feedback dos funcionários e resultados da pesquisa de satisfação.
- Chamadas de help desk e solicitações de suporte – Gaps de treinamento
- Registros de problemas, conformidade e erros
- Observações de mudança comportamental
Durante a implementação de um ERP, monitorar e medir a adoção da mudança abrange tudo, desde o engajamento do executivo e do gerente até a proficiência do usuário (treinado, testado e validado) e a comunicação a todas as partes interessadas impactadas como clientes, fornecedores entre outros.
Sem essa etapa, você não pode avaliar seu progresso para determinar se está pronto para entrar em operação e se está entregando os objetivos e resultados desejados para a solução. É difícil rastrear o progresso e o sucesso se você não sabe como estavam as coisas antes do lançamento do novo ERP.
4. Gerencie as expectativas ao longo do tempo para valorizar
Como as implementações de ERP envolvem muitas mudanças, o desempenho cairá posteriormente, não importa o quão bom seja a sua gestão de mudança. O software pode estar instalado e funcionando, e sua equipe pode ser treinada, mas leva tempo para que eles se adaptem a novos processos e se tornem tão proficientes quanto eram com uma solução legada que as pessoas poderiam ter usado por mais de 10 anos.
Além disso, os ERPs de última geração normalmente requerem a coleta de dados materialmente mais do que os sistemas mais antigos coletam. Esta é uma atividade incremental fundamental, pois fornece mais informações para a gestão do seu negócio, mas é um trabalho novo e desconhecido, que impacta a eficiência e eficácia.
Em ambientes de manufatura complexos, a queda de desempenho pode durar até seis meses, dependendo da quantidade de mudança. Muitas organizações também experimentam alguma interrupção em suas operações à medida que os funcionários se adaptam à nova solução e aos novos processos.
Interrupção Operacional
Em uma pesquisa de 2018, dois terços das organizações disseram que a implementação de um novo ERP levou a algumas interrupções operacionais.
66% das organizações tiveram algum tipo de interrupção operacional durante a implementação de um novo ERP.
Você deve antecipar essa queda de desempenho e tomar medidas para mitigá-la tanto quanto possível, como concluir um treinamento robusto e encorajar e monitorar exercícios práticos com métricas sobre a capacidade dos funcionários de concluí-los com precisão antes de o ERP entrar em operação.
Durante o pós-lançamento, também é importante continuar a se comunicar, treinar, reforçar e monitorar o desempenho dos usuários para desenvolver adoção e habilidades. Isso fornecerá uma maneira de ver e gerenciar ativamente os usuários, tornando menos provável que eles trabalhem fora da nova solução e /ou voltem para processos antigos, o que pode estender a duração e a profundidade da queda de desempenho.
Impacto nos negócios com pouca ou nenhuma gestão de mudança
A falta da gestão de mudanças leva ao “vale do desespero” com:
- Processos de negócios com falhas
- Problemas de fluxo de caixa
- Objetivos de negócios não realizados
- Problemas de conformidade regulatória
- Ineficiências do processo
- Danos de reputação
- Problemas de estoque
- Perda de clientes
- Etc
Sem um bom gerenciamento de mudança organizacional, existe o risco de abandonar um projeto ERP.
Atender às expectativas começa com uma comunicação aberta para definir as expectativas certas. Cada parte interessada precisa saber qual impacto a implementação do ERP terá sobre eles e seus processos, portanto, fique em contato com todos durante o projeto.
Os principais impactados em uma implementação de ERP variam de executivos, acionistas a clientes e usuários finais.
E não se esqueça de que a comunicação é uma via de mão dupla. Mesmo que você tenha definido o escopo da implementação desde o início, todos os negócios estão em constante estado de mudança – o que não é mais a exceção, mas o novo normal. É crucial que as partes interessadas avisem a equipe do projeto sobre quaisquer mudanças que possam afetar a implementação.
5. Ajude sua equipe a visualizar a implementação e o resultado desejado
Como parte da estratégia de comunicação, trabalhe com sua equipe para criar uma imagem clara de como a implementação se desenvolverá e o resultado desejado. Isso inclui os objetivos e resultados do projeto (melhores dados, maior eficiência, melhor qualidade de produto ou serviço, linha superior aprimorada, linha inferior aprimorada e assim por diante); os processos impactados e usuários finais relacionados; os dados a serem puxados; como os sistemas e interações mudarão; e como será o pós-lançamento no Dia 1, Dia 90 e Dia 365. Outro ponto essencial: dar suporte à equipe de implementação e às unidades de negócios receptoras durante essa transformação.
Ao mapear as mudanças que ocorrerão e o que elas significam para sua empresa, esteja preparado para desafiar suposições. Não tenha medo de abraçar o novo e largar as muletas velhas. Se as pessoas estiverem anexadas a planilhas e relatórios, por exemplo, mostre como essas informações estarão prontamente disponíveis no novo modelo.
Mais detalhes, confira na parte 3 dessa série.
Fonte: Illumiti
